Projectmanagement AquaVlan

Activiteit 5: Projectmanagement

Omschrijving:

Het management van dit project is een gescheiden activiteit binnen het project. De hoge diversiteit van de verschillende activiteiten maakt het noodzakelijk dat een goed management van het consortium wordt opgezet en uitgevoerd. Ook is het van belang dat aan de communicatie tussen de verschillende activiteiten en de communicatie naar de doelgroepen specifieke aandacht wordt besteed. Verder gaat het management van het project de rapporteringen van de projectpartners coördineren en waakt over het verloop van de projectplanning.

Projectstructuur

Iedere activiteit heeft een eigen themacoördinator (activiteit 1: Universiteit Gent, activiteit 2: PIVAL, activiteit 3: Plant Research International, activiteit 4: KaHo  en activiteit 5: Wageningen IMARES). Deze themacoördinatoren zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van de desbetreffende activiteit en rapporteren naar de projectcoördinator. De themacoördinatoren zorgen er verder voor dat de deelnemers binnen een activiteit, de afgesproken activiteiten uitvoeren en correct naar de projectgroep rapporteren. De projectgroep bestaat uit alle zeven deelnemers van dit project. De verdere activiteiten van het management worden door de samenwerkingsovereenkomst tussen projectverantwoordelijken en projectpartners geregeld. De besluitstructuren en verantwoordelijkheden van het coördinatieteam worden ook binnen het consortiumcontract verder geregeld.

Interne rapportering en coördinatie

Ten behoeve van de coördinatie bereidt het management de algemene projectvergaderingen voor en neemt tevens deel aan de overleggen die ten behoeve van de verschillende activiteiten plaatsvinden. De resultaten van de activiteiten die voor publicatie beschikbaar zijn worden door het management bijeengebracht en op een centrale website gepubliceerd. Resultaten die nog niet voor publicatie beschikbaar zijn, worden in samenwerking met de projectdeelnemers verder uitgewerkt en daarna gepubliceerd. De interne rapporteringen worden door het management voorbereid en iedere 6 maanden door de projectdeelnemers aangeleverd. De financiële voortgangsrapportage zal per kwartaal  plaatsvinden. Deze worden door het projectmanagement geanalyseerd en de voortgang wordt intern beoordeeld. Potentiële vertraging tijdens de projectvoortgang worden op deze manier vroeg herkend en kunnen pro-actief voorkomen worden. Verder vinden projectbezoeken vanuit het secretariaat plaats en is eindrapportage onderdeel van deze activiteit.

Externe rapportering en publicatie

Iedere activiteit is geacht om alle mogelijke middelen te gebruiken om een goede disseminatie van alle resultaten te bereiken. De publicatie is dus onderdeel van iedere activiteit en valt ook onder het budget van deze activiteit. Activiteit 5 gaat deze publicaties coördineren en coördineert het gebruik van een website met web content management service om een gemakkelijke publicatie te bevorderen. Ook worden andere middelen die beter centraal ingezet worden (Video’s , flyers etc) door deze activiteit gecoördineerd. Verder worden binnen deze activiteit de officiële rapporteringen (inhoud en financieel) naar het programmasecretariaat gecoördineerd. Ook worden binnen deze activiteit de middelen voor centrale workshops beheerd.

Beoogde resultaten:

  1. Iedere zes maanden inhoudelijke en financiële rapportering gebaseerd op de door het management aangeleverde templates
  2. Website met web content management  service om de publicatie van de projectresultaten te faciliteren.
Inhoudelijke en financiële coördinatie en rapportering van het project naar het programmasecretariaat