Inkoop, inkoopbeleid

Inkoop

Sinds januari 2008 voert Wageningen University & Research een duurzaam inkoopbeleid. De Raad van Bestuur heeft dit gecontinueerd in het vernieuwde Inkoopbeleid Wageningen University & Research 2013. Wageningen University & Research conformeert zich hiermee aan de duurzaamheidscriteria van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Wageningen University & Research koopt voor 100% duurzaam in

Naast deze criteria stemt Wageningen University & Research de inkoopwensen en –eisen intern af. Met een duurzaamheidspanel wordt brede input op gebied van duurzaamheid van medewerkers verkregen voor aanbestedingstrajecten.

De afdeling Inkoop bekijkt bij elk inkoopcontract of ze de producten en diensten duurzamer kunnen inkopen en wat dat kost. Ook nemen de inkopers duurzaamheidsaspecten op in alle projectplannen en vermelden ze de resultaten in de eindrapportages. Dit beleid om duurzaam in te kopen is van toepassing op alle producten; van bouwmaterialen tot koffiebekertjes en op diensten zoals schoonmaken. De afdeling Inkoop toetst het duurzaamheidspercentage van de aanbestedingen over een jaar door middel van de duurzaamheidscan. Deze scan is gebaseerd op de duurzaamheidcriteria en productgroepen die zijn voorbereid door RVO en zijn vastgesteld door het ministerie van Infrastructuur en Milieu. In 2013 was het resultaat wederom 100%.

Voorbeelden van duurzaam inkopen zijn de 100% inkoop van kopieerpapier volgens EU Eco label en FSC Mixed & Controlled Wood, en het oog voor de belangen van regionale leveranciers. Daarnaast stelt Wageningen University & Research het niet op prijs dat leveranciers ongevraagd papieren catalogi en folders toesturen. Dit wordt gezien als een niet te rechtvaardigen gebruik van grondstoffen en energie.

Aanbestedingen en offertetrajecten op de oude manier verslinden grote hoeveelheden papier: in de voorbereidingsfase worden tientallen kopieën van de verschillende conceptbestekken gemaakt. Tot voor kort moesten inschrijvers hun aanbiedingen in drievoud indienen. Dit resulteerde in dozen vol documenten. De afdeling Inkoop werkt nu volledig digitaal bij de inkooptrajecten.

Het bestelproces en het factureringsproces worden gedigitaliseerd door middel van een elektronisch bestelsysteem (proQme). Bestellingen worden digitaal gemaild. Leveranciers worden gestimuleerd facturen digitaal te mailen. Aangezien het om grote aantallen orders en facturen gaat, wordt er aanzienlijk minder papier, tonercartridges en postvervoer gebruikt.