Benodigde doorlooptijd resultaten landbouwpraktijk
Er komt het nodige bij kijken voordat de resultaten over de landbouwpraktijk in een bepaald jaar kunnen worden gerapporteerd. In dit artikel beschrijven we hoe het proces om tot de resultaten te komen eruit ziet en wat de doorlooptijd bepaalt.
Er wordt weleens gevraagd of de resultaten over de landbouwpraktijk niet wat eerder beschikbaar kunnen komen. Hoewel het eerder publiceren van resultaten de aandacht heeft, beschrijven we in twee artikelen wat er allemaal bij komt kijken voordat we de resultaten over een nieuw jaar kunnen publiceren.
In het traject tot de publicatie van resultaten onderscheiden we 4 fasen:
- het verzamelen van de bedrijfsgegevens
- de omzetting van de gegevens in bedrijfsinformatie
- de analyse van de bedrijfsinformatie
- de rapportage van de resultaten
Dit eerste artikel richt zich op de eerste 2 fasen. In de volgende editie van het LMM e-nieuws bespreken we fasen 3 en 4.
Fase 1: verzamelen van bedrijfsgegevens in het Bedrijveninformatienet
De eerste fase in het meten van de ontwikkelingen in de landbouwpraktijk betreft de verzameling en registratie van bedrijfsgegevens in het Bedrijveninformatienet van Wageningen Economic Research. Deze taken zijn in handen van gespecialiseerde Technisch-Administratief medewerkers (TAM’s). Elke TAM is verantwoordelijk voor enkele tientallen bedrijven, waarvoor hij/zij de complete administratie verzorgt. De TAM’s zijn zowel boekhoudkundig als agrarisch onderlegd en wonen doorgaans in hun werkgebied.
De bedrijfsgegevens worden meestal op een laag niveau vastgelegd (zonder dat verdere rekenkundige bewerkingen hebben plaatsgevonden). Het gaat bijvoorbeeld om alle aan- en verkopen en om de voorraden aan het begin en eind van een kalenderjaar. Ook registreren we veel gegevens over de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van kunstmest en organische meststoffen en de verdeling hiervan over de gewassen en maanden.
Fase 2: bewerking van gegevens tot informatie
Zodra alle gegevens voor een bedrijf zijn vastgelegd, kunnen deze worden bewerkt tot informatie zoals ’de gerealiseerde melkgift per koe’. Voor de bewerkingen die hiervoor nodig zijn, zijn zogenoemde bedrijfsmodellen ontwikkeld. In de LMM-bedrijfsmodellen berekenen we kengetallen als het stikstofbodemoverschot per hectare, uit soms vele honderden vastgelegde bedrijfsgegevens met tal van bewerkingen, normen en indelingen.
Gedurende de bewerkingen worden de (tussen)uitkomsten kritisch beoordeeld en kan de TAM door gerichte meldingen worden gevraagd om vastgelegde gegevens nogmaals te controleren. Als alle controlestappen doorlopen zijn, stelt de TAM het duurzaamheidsverslag op. In dat verslag krijgen deelnemers de belangrijkste bedrijfsuitkomsten teruggekoppeld.
Doorlooptijd fasen 1 en 2
De doorlooptijd van fasen 1 en 2 verschilt sterk per bedrijf maar is minimaal 4 maanden na afloop van het betreffende boekjaar. De eerste duurzaamheidsverslagen over boekjaar 2016 kwamen dus in april 2017 gereed. De deadline waarop alle boekhoudingen moeten zijn afgerond ligt 11 maanden na afloop van een boekjaar.
Bepalende factoren bij doorlooptijd fasen 1 en 2
Wat maakt dat de afronding van een boekjaar pas maanden in het erop volgende jaar kan plaatsvinden? Ten eerste speelt het na-ijlen van facturen een belangrijke rol. Een deel van de facturen die bij de aan- en verkopen van 2016 horen, komen pas in de loop van 2017 binnen.
Ten tweede is het feit dat aan- en verkoopcoöperaties, afhankelijk van de bedrijfsresultaten, vaak nabetalingen aan leden uitkeren. Deze zijn onderdeel van de financiële bedrijfsresultaten over het afgelopen boekjaar.
Een derde factor is de aanwezigheid van bewaarproducten zoals aardappelen, uien en granen. Deze producten worden veelal na maandenlange opslag pas in een volgend jaar afgezet. Doorgaans vindt ook dan pas de partijweging plaats die nodig is om bijvoorbeeld de afvoer van de nutriënten via plantaardige producten adequaat te kunnen vaststellen.
Tot slot als vierde factor zijn er organisatorische beperkingen zoals de spreiding in werkzaamheden van de TAM’s.