Adviezen bij jaarrapportage ombudspersoon 2023

Een kleine greep uit de observaties en adviezen van Jacqueline Schoone:

Hoe kijk je terug op drie jaar ombudswerk bij WUR?

“Drie jaar geleden was de functie van ombudspersoon nog nieuw,” vertelt Jacqueline. “De functie van ombudspersoon is in 2021 landelijk ingesteld om meer structureel te werken aan een meer veilige studie- en werkomgeving bij Nederlandse universiteiten (en in het geval bij WUR ook bij Wageningen Research).” Jacqueline:” De functie is bedoeld als aanvulling op de bestaande hulpstructuren in de organisatie (zoals vertrouwenspersonen, bedrijfsmaatschappelijk werk, studieadviseurs en studentenpsychologen). Als ombudspersoon richt je je specifiek op trends en patronen wat betreft ongewenst gedrag en ik kan hierin onafhankelijk signaleren en adviseren aan directies en RvB. Daar ligt echt de toegevoegde waarde van de ombudspersoon. ”

“Eén van mijn opdrachten drie jaar geleden was om als kwartiermaker vorm te geven aan die functie bij WUR. Dat pionieren ligt mij wel; werkendeweg heeft de functie van ombudspersoon nu een vorm gekregen die past bij WUR en waar mijn opvolgster Joke Genee verder mee kan. Ik heb het als een enorm inspirerende periode ervaren. Ik heb niet heel lang hoeven nadenken over het vervolg van mijn (interim)loopbaan. Het ombudswerk is echt mijn bestemming gebleken. Daarom ga ik nu aan de slag als ombudspersoon bij de Hogeschool van Amsterdam en bij de Vrije Universiteit om ook daar weer vorm te gaan geven aan de ombudsfunctie.”

“Ongewenst gedrag? Zou dat ook bij ons spelen, nee toch?’ Of: ‘Maar wij zijn toch de beste universiteit van Nederland?’ Jacqueline vertelt over uitspraken die ze in 2021 nog weleens hoorde toen ze net begon als ombudspersoon. ”Wat dat betreft is er- in de samenleving maar ook bij WUR- veel veranderd. Sociale veiligheid staat nu stevig op de kaart; mensen zijn zich meer bewust van het belang van een sociaal veilige werkomgeving. En dat het een doorlopend proces is waar je met elkaar voortdurend aan moet werken. Dat iedere situatie nieuw is en dat het altijd lastig is om het juiste te doen. Ik ben vooral trots op het feit dat het gelukt is om de toegevoegde waarde van de ombudsfunctie aan te kunnen tonen; dat je als ombudspersoon structurele patronen (d.w.z. veel meldingen uit een bepaalde hoek van de organisatie) zichtbaar kunt maken en kunt helpen ze te doorbreken. Positief is ook mijn ervaring dat als ik zaken aankaart bij directies, bestuur en leidinggevenden men zeer bereid is om een casus goed op te lossen.”

Jaarverslag Ombudspersoon 2023

Jaarverslag Ombudspersoon 2023; paar feiten op een rijtje: 

• In het verslag Ombudspersoon 2023 worden 67 meldingen gedaan van 86 melders. Bij een melding kan sprake zijn van meer melders; daarom is het aantal melders hoger dan het aantal meldingen. Het aantal meldingen en melders laat een kleine stijging zien t.o.v. het vorige verslagjaar (57 meldingen, 79 melders)
• In 43 gevallen is sprake van een casus; een situatie waarbij de ombudspersoon een interventie doet.
• Wat betreft het soort meldingen wordt de lijst aangevoerd door intimidatie (42), gevolgd door seksuele intimidatie (7), discriminatie (7) en onveilig werkklimaat algemeen (6).
• Bijna de helft van de melders behoort tot de groep wetenschappelijk personeel (WP en PhD samen). 32% van de melders is student. Het merendeel van de melders is vrouw.

De RvB heeft inmiddels met belangstelling kennisgenomen van het jaarverslag van de (onafhankelijke) ombudspersoon bij WUR en neemt de aanbevelingen ter harte. Corporate HR, de HR-afdelingen bij de kenniseenheden en de regiegroep integriteit en sociale veiligheid (o.l.v. prof. Wouter Hendriks) werken inmiddels aan verschillende onderwerpen die ook worden genoemd door de ombudspersoon. Zie ook Programma sociale veiligheid WUR.   

Gevoelige onderwerpen niet schuwen

Jacqueline:” Het hoort bij mijn rol als onafhankelijke ombudspersoon om gevoelige onderwerpen niet te schuwen; en dat betekent dat je het beestje bij de naam noemt. Meldingen over ongewenst gedrag, onveilige situaties lijken op het eerste gezicht individuele casussen waarbij de samenwerking niet goed loopt of waar een conflict speelt maar al die casussen staan niet op zichzelf. Ik bedoel; de structuur van een organisatie, de gehanteerde systemen van beoordeling e.d. en de manier waarop we (denken) met elkaar om (te) gaan, dragen zeker ook bij aan een meer of minder veilige werkomgeving. Die zaken moeten benoemd en verbeterd worden.” 

Leiderschap

Ook in het huidige jaarverslag wordt o.a. gesproken over onderwerpen als ‘verwaarlozend leiderschap’ waarbij leidinggevenden, vaak uit onvermogen, zorgen voor een sociaal onveilige werkomgeving. Leiderschap is een thema in een fors aantal meldingen, zo staat in het jaarverslag. “Maar” benadrukt Jacqueline,” bij de meeste leidinggevenden en bij de meeste teams gaat het goed. In feite gaat het om een beperkt aantal leidinggevenden waarbij sprake is van problemen. Ik pleit voor de kunst om dan niet te vervallen in ‘generiek beleid’ maar om specifieke die leidinggevenden aan te spreken en hen op een niet vrijblijvende manier te laten reflecteren en ontwikkelen op hun gedrag. Iets anders is dat je de manier waarop leidinggevenden beoordeeld anders gaat doen. Bijvoorbeeld door de verschillende puzzelstukjes -die iets zeggen of mensen zich fijn voelen op hun werkplek- naast elkaar te leggen. Dat je bijvoorbeeld naast ervaringen ook de cijfers en feitelijke gegevens gebruikt o.a. uitstroomcijfers, ziekteverzuim, uitkomsten van de medewerkermonitor e.d. Dat gebeurt nu nog niet structureel.”

Mobiliteit leerstoelhouders

Een ander ‘gevoelig’ onderwerp in het jaarverslag is het pleidooi voor een discussie binnen WUR voor beperking van de functieduur en mobiliteit van leerstoelhouders. Een teer punt aangezien er binnen WUR geen sprake is van een bepaalde zittingstermijn van leerstoelhouders. Het WUR-model zorgt dat de verblijftijd van leerstoelhouders nu erg lang kan zijn, zo valt te lezen in het jaarverslag, en dat is niet altijd wenselijk in het licht van noodzakelijke vernieuwing binnen de leerstoelgroep en/of waar de houdbaarheidsdatum van de leerstoelhouder is verstreken.

Zorgwekkend gedrag

Ook wordt in het jaarverslag gepleit voor meer aandacht voor zorgwekkend gedrag zoals verslaving, suïcide, obsessies, radicalisering en polarisatie. Deze problemen kunnen soms leiden tot bijvoorbeeld stalking en (online) bedreiging van medewerkers en studenten. Jacqueline: ”De problematiek van zorgwekkend gedrag is bij WUR gelukkig nog niet zo groot als bij universiteiten in de grote steden. Tot nu toe lossen we zaken ad-hoc op maar in het jaarverslag wordt wel een aanbeveling gedaan om bij WUR een ‘pop-up organisatie’ in te richten die actief wordt zodra er zich iets op dit gebied afpeelt.”

Adviezen van de ombudspersoon

1. Versterk de aandacht voor beschuldigden in een melding door:

1. De handreiking complexe casuïstiek en de bepalingen in de gedragscode sociale veiligheid hierover blijvend onder de aandacht te brengen bij leidinggevenden en HR;
2. Iedere (complexe) casus te evalueren en hierbij het thema ‘proces m.b.t. beschuldigde’ op te nemen.

2. Voer discussie over leiderschap met als thema’s:

1. Van generiek naar specifiek beleid;
2. Beoordeling van leidinggevenden;
3. Functieduur van leerstoelhouders;
4. Mobiliteit van leerstoelhouders

3. Zorg voor een functie vertrouwenspersoon voor medewerkers die in de positie van ‘beschuldigde’ terecht komen. Wijs een ‘dedicated’ vertrouwenspersoon voor deze groep aan of organiseer dit extern.

4. Richt een voorziening in die in actie komt in gevallen van zorgwekkend gedrag. Deze voorziening is te beschouwen als een crisisorganisatie waarin een beperkt aantal personen/functies wordt aangewezen en die in actie komt wanneer dat nodig is.

5. Zorg er voor dat rapportages van medewerkers onderzoeken op een zo laag als mogelijk niveau kunnen worden gegenereerd. Stel -wanneer dat toch onwenselijk is- deze resultaten wel beschikbaar aan een beperkt aantal personen, waaronder de ombudspersoon.

6. Houd aandacht voor diversiteit en inclusie.