Vacature

Coördinator recordbeheer & postkamer

Gepubliceerd op
5 november 2019
Locatie Wageningen
Reageren Klik hier om te reageren

Wij zoeken

Wil je meedoen met het team van koplopers van Wageningen University & Research? Ben je bereid om onze collega’s te helpen antwoorden te vinden op de uitdagingen van de wereld op het gebied van landbouw, gezond voedsel en de leefomgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Binnen de afdeling Documentmanagement en Logistiek (DML) is er ruimte voor een coördinator recordbeheer & postkamer die verantwoordelijk is voor de aansturing van het recordbeheer en de postkamer. Daarnaast is de coördinator de verbindende schakel tussen recordbeheer en de rest van de afdeling DML, te weten de recordmanagers, functioneel applicatiebeheer en het hoofd DML.
In de transitie van fysiek naar digitaal heeft de coördinator meerdere rollen op zich te nemen: van het meedenken over de digitale toekomst van recordbeheer en het coördineren van de werkprocessen van de recordbeheerders tot het aansturen van de postkamer, inclusief het optimaliseren van de werkprocessen.
De coördinator is in staat met de medewerkers een team te vormen met een eigen verantwoordelijkheid en heeft de drive om gezamenlijk een goede dienstverlening te bieden. Je bent in staat om een professionaliserings- en digitaliseringsslag in de dienstverlening vorm te geven. De coördinator begeleidt de medewerkers van het team, is verantwoordelijk voor de inhoudelijke sturing op werkprocessen en voor training, planning, werving & selectie en coaching van het team. Tevens signaleert de coördinator de klantbehoeften en zorgt dat de targets van het team behaald worden, dit in samenspraak met het hoofd DML.

Als coördinator

  • werk je mee op je afdeling en ben je vraagbaak voor de medewerkers;
  • ben je verantwoordelijk voor de stroomlijning van de processen binnen je team en leg je verantwoording af aan het hoofd DML;
  • volg je organisatie- en vakspecifieke relevante wetten, regelingen en normen, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering en privacy;
  • onderhoud je nauwe contacten met recordmanagers en weet je de vertaalslag te maken van recordmanagement naar recordbeheer.
  • bewaak je de kwaliteit van de dienstverlening van de recordbeheerders en de postkamermedewerkers;
  • ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit en inzet van het personeel en evalueer je periodiek de performance;
  • lever je een stimulerende bijdrage aan de ontwikkeling van medewerkers en spreek je medewerkers aan op gemaakte afspraken en resultaten;
  • voel je je (mede)verantwoordelijk voor de ontwikkeling van DML in brede zin, zowel qua dienstverlening als personeelsontwikkeling.
  • bezit je eigenschappen zoals: overtuigingskracht, initiatief, daadkracht en flexibel meebewegen met wisselende behoeften en prioriteiten;
  • heb je een vernieuwende visie en je neemt makkelijk mensen daarin mee.

Wij vragen

  • Je hebt een opleiding afgerond op ten minste HBO-niveau in bijvoorbeeld informatiemanagement. Daarnaast heb je vakinhoudelijke opleidingen gevolgd zoals SOD-I.
  • Je bent een stimulerend en coachend leidinggevende en hebt ook trainingen gevolgd om je als leidinggevende verder te ontwikkelen.
  • Je hebt enkele jaren ervaring op het gebied van zowel analoog als digitaal recordbeheer/archiveren, evenals ervaring met verandertrajecten.
  • Je bent van nature een teamspeler, die in staat is om zelfstandig te werken.
  • Je bent op de hoogte van recente ontwikkelingen in het vakgebied m.b.t. onderwerpen als digitalisering, informatiebeleid en procesoptimalisatie en je kunt deze vertalen naar je afdeling.

Wij bieden

Een uitdagende functie met, afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal € 2861,-- tot maximaal € 4084,- bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 9). Het betreft in eerste instantie een aanstelling voor 1 jaar, met de intentie een vaste aanstelling aan te gaan. Bovendien is een dienstverband van 0,8 fte bespreekbaar.

Daarnaast bieden wij:

  • 8% vakantietoeslag;
  • een structurele eindejaarsuitkering van 3%;
  • uitstekende opleidingsmogelijkheden en secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • flexibele werktijden en vakanties kunnen eventueel in overleg worden vastgesteld zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
  • uitstekende pensioenregeling via ABP;
  • 171 vakantie-uren, de mogelijkheid om bij te kopen en goede aanvullende verlofregelingen;
  • de mogelijkheid om maximaal 40 uur per week te werken en zo maximaal 204 compensatie uren per jaar op te bouwen;
  • een keuzemodel om een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen te stellen, zoals een fietsplan;
  • een levendige werkplek waar je gemakkelijk contacten legt en waar veel activiteiten plaatsvinden op de Wageningen Campus. En waar zowel het onderwijs, het onderzoek als het bedrijfsleven is vertegenwoordigd;
  • gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten tegen een geringe vergoeding.
Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving. Wij bieden een veelzijdige baan in een internationale omgeving met gevarieerde werkzaamheden in een plezierige en open werksfeer.

Meer informatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Loura Bos, Hoofd Operational Services, telefoon: 0317- 484104 of per e-mail: loura.bos@wur.nl
Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Milly Rieff, HR Adviseur, telefoon: 0317-480051 of per e-mail: milly.rieff@wur.nl

Solliciteren op deze vacature kan uitsluitend online tot en met zondag 17 november 2019 via de sollicitatiekoppeling op deze site.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wij zijn

‘To explore the potential of nature to improve the quality of life'. Dat is de missie van Wageningen University & Research. Zo'n 6.500 medewerkers en 12.000 studenten uit meer dan 100 landen werken overal ter wereld op het terrein van gezonde voeding en leefomgeving. Wageningen University & Research is een organisatie met internationale impact en maakt grote stappen in haar informatievoorziening. In 2018 vierden wij ons 100-jarig bestaan en we zijn al volop bezig met de volgende honderd jaar met voor IT belangrijke thema's zoals data driven science en digitalisering en flexibilisering van het (online) onderwijs.

De afdeling Documentmanagement & Logistiek (DML) valt onder het Facilitair Bedrijf (FB), een onderdeel van Wageningen University & Research (WUR). Het FB ontwikkelt en beheert de fysieke- en digitale werkomgeving van WUR en ondersteunt medewerkers en studenten in het gebruik daarvan.

Solliciteer nu