Vacature

Senior Secretariaatsmedewerker

Gepubliceerd op
2 augustus 2019
Locatie Wageningen
Reageren Klik hier om te reageren

Wij zoeken

De Portfolio Support Group (PSG) van Wageningen Centre for Development Innovation (WCDI), een instituut van Wageningen University & Research (WUR), is op zoek naar een enthousiaste en proactieve seniormedewerker secretariaat. Het secretariaat is onderdeel van de PSG. Als seniormedewerker secretariaat ben je vriendelijk en servicegericht en heb je ervaring in het coachen van collega’s en met het maken van een capaciteitsplanning voor een secretariaat. Voor deze functie heb je een hands-onmentaliteit en flexibiliteit nodig. Verder moet je het overzicht bewaren en uitstekende organisatorische vaardigheden hebben, en tot slot neem je graag verantwoordelijkheid. Je werkt voor het management van WCDI en bent verantwoordelijk voor hun agenda’s en het plannen, voorbereiden en notuleren van interne en externe vergaderingen. Daarnaast vervul je een actieve rol bij secretariële, administratieve en organisatorische taken, zoals beheren van e-mail en opnemen van de telefoon, opstellen van zakelijke correspondentie, bijhouden van actuele bestanden, archiveren van publicaties, regelen van reizen voor het WCDI-personeel, organiseren van kleine evenementen, maken van PowerPoint-presentaties en andere ad-hoctaken. In overleg met je collega’s op het secretariaat kun je hun taken overnemen bij hun afwezigheid.

Je wordt de dagelijkse coach van je collega’s bij het PSG-secretariaat, momenteel een team van vijf personen. Je behoudt het overzicht over de secretariële taken en bent verantwoordelijk voor de capaciteitsplanning van het secretariaat. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s op het secretariaat en staat klaar om hun vragen te beantwoorden. Samen met je collega’s bouw je aan een goed functionerend secretariaat voor WCDI en speel je een signalerende rol voor het managementteam van WCDI wat betreft verdere verbetering van het functioneren van het secretariaat. Dit houdt in dat je het managementteam ondersteunt bij besluitvorming over en voorstellen doet ter verbetering van het secretariaat. Je ziet toe op de naleving van procedures en levert management informatie aan.

Je ben verantwoordelijk voor een goede secretariële en administratieve ondersteuning van WCDI. Je draagt zorg voor de professionalisering van het secretariaat en bent het dagelijkse aanspreekpunt voor de vijf andere leden van het team. Je bent verantwoordelijk voor de voortgang en kwaliteit van het werk in het team.

Je legt verantwoording af aan de operationeel manager, net zoals de andere medewerkers van het secretariaat. Hoewel je de dagelijkse coach en het eerste aanspreekpunt van de collega’s bij het PSG-secretariaat bent, vallen al die collega’s dus onder de verantwoordelijkheid van de operationeel manager.

Wij vragen

Wij zoeken een Senior Secretariaatsmedewerker met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie. Verder ben je of heb je:
• een enthousiaste teamspeler met leidinggevende ervaring, met oog voor de secretariële taken van collega’s en de emoties en sfeer in teams; 
• stressbestendig, multitasker van nature, veerkrachtig;
• ervaring of ten minste affiniteit met het werkgebied van WCDI;
• goede communicatievaardigheden, integriteit en flexibiliteit;
• uitstekende organisatorische vaardigheden;
• nauwkeurigheid, vertrouwelijkheid, goed zakelijk inzicht en een servicegerichte houding;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels (onze werktaal, het gewenste taalniveau is B2. Meer informatie over dit niveau is te vinden in het document Taalniveau.) en het Nederlands;
• uitstekende computervaardigheden (bijv. MS Office) en kunnen leren omgaan met andere bij WCDI gebruikte programma’s;
• interesse in werken in een dynamische, gemotiveerde internationale omgeving met anderen die toegewijd zijn aan het creëren van impact in andere gebieden van de wereld;
• vermogen om met elkaar concurrerende prioriteiten, mensen, belangen en tijden te beheren;
• iemand die onafhankelijk werkt, initiatief toont en verantwoordelijkheid neemt, en de urgentie en prioriteit van de toegewezen taken bepaalt.
 

Wij bieden

Een uitdagende functie met een marktconform salaris. Je krijgt een dienstverband (0,8-1,0 fte), verspreid over vijf dagen. .Hoewel de duur van de arbeidsovereenkomst in eerste instantie één jaar is, heb je – afhankelijk van o.a. je prestaties – uitzicht op een vast dienstverband.
Daarnaast bieden wij:
• 8% vakantietoeslag;
• een structurele eindejaarsuitkering van 3%;
• uitstekende opleidingsmogelijkheden en secundaire arbeidsvoorwaarden;
• flexibele werktijden en vakanties kunnen eventueel in overleg worden vastgesteld zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• uitstekende pensioenregeling via ABP;
• 171 vakantie-uren, de mogelijkheid om bij te kopen en goede aanvullende verlofregelingen;
• de mogelijkheid om maximaal 40 uur per week te werken en zo maximaal 204 compensatie uren per jaar op te bouwen;
• een keuzemodel om een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen te stellen, zoals een fietsplan;
• een levendige werkplek waar je gemakkelijk contacten legt en waar veel activiteiten plaatsvinden op de Wageningen Campus. En waar zowel het onderwijs, het onderzoek als het bedrijfsleven is vertegenwoordigd;
• gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten.
Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving.
Wij bieden een veelzijdige baan in een internationale omgeving met gevarieerde werkzaamheden in een plezierige en open werksfeer.
 

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Judith van der Horst, tel. +31 (0) 317 480876 of e-mail: judith.vanderhorst@wur.nl.
Stuur je sollicitatie niet per e-mail, maar solliciteer online door je CV en motivatiebrief te uploaden uiterlijk op zondag 25 augustus 2019 op http://www.wur.nl/Jobs.htm
 

Wij zijn

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving.

Met ongeveer 30 vestigingen, 5.000 medewerkers en 10.000 studenten behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Kijk voor meer informatie over werken bij Wageningen University & Research op de speciale werken bij pagina's.

Je gaat werken bij Wageningen Center for Development Innovation (WCDI). We versterken de capaciteiten voor duurzame ontwikkeling ter ondersteuning van inclusieve en duurzame voedselsystemen, door 'Knowledge in Action' in te voeren. We doen dit via onze unieke benaderingen bij het bevorderen van levenslang leren, het begeleiden van sectortransformatie, het sturen op impact, het faciliteren van samenwerking met belanghebbenden en het versterken van strategisch leiderschap. Een nauw verband tussen projectimplementatie en capaciteitsontwikkeling kenmerkt ons werk. In hun samenwerking met klanten van overheden, bedrijven, maatschappelijke organisaties, ngo's en de academische wereld, verbindt onze groep van 60 medewerkers de kennis en expertise van Wageningen University & Research met de uitdagingen om inclusieve en duurzame voedselsystemen in landen met een laag en middeninkomen te ondersteunen.

We zijn een werkgever die veel waarde hecht aan gelijke kansen voor iedereen. We verwelkomen sollicitaties van alle mogelijk passende, gekwalificeerde personen zonder te kijken naar ras, geslacht, handicap, geloof of leeftijd.

Solliciteer nu