Vacature

Teamleider recordbeheer & postkamer

Gepubliceerd op
13 februari 2020
Locatie Wageningen
Einddatum ma 13 januari 2020
Reageren Klik hier om te reageren

Wij zoeken

Heb jij ervaring in het aansturen van een team? Ben je bekend met het recordbeheer en de processen in een postkamer? Vind je het leuk om processen te verbeteren samen met het team? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Binnen de afdeling Documentmanagement en Logistiek (DML) van Wageningen University & Research ben je als teamleider Recordbeheer & Postkamer verantwoordelijk voor de aansturing van het team dat is opgebouwd uit 8 recordbeheerders en 4 medewerkers op de postkamer. Als teamleider ben je de verbindende schakel tussen recordbeheer en de rest van de afdeling DML, te weten de recordmanagers, het team functioneel applicatiebeheer en het hoofd DML.
Wij zitten midden in de transitie van fysieke documenten en poststukken naar de digitalisering hiervan. Jij hebt als teamleider meerdere rollen in dit proces: van het meedenken over de digitale toekomst van recordbeheer en het meewerken met en het coördineren van de werkprocessen van de recordbeheerders tot het aansturen van de postkamer, inclusief het optimaliseren van de werkprocessen.
Je begeleidt en coacht het team op jouw manier zodat iedereen weet wat er verwacht wordt en er met elkaar een goede dienstverlening wordt aangeboden. Je vindt het leuk om met het team deze professionaliserings- en digitaliseringsslag in de dienstverlening vorm te geven. Je zorgt voor de inhoudelijke sturing op werkprocessen, training, planning en eventuele werving & selectie processen. In overleg met het hoofd DML stem je de targets af en als team ga je ervoor om die te realiseren.
Als teamleider heb je een spilfunctie en

  • werk je mee op je afdeling en ben je vraagbaak voor de teamleden;
  • ben je verantwoordelijk voor de stroomlijning van de processen binnen je team en leg je verantwoording af aan het hoofd DML;
  • volg je organisatie- en vakspecifieke relevante wetten, regelingen en normen, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering en privacy;
  • onderhoud je nauwe contacten met recordmanagers en weet je de vertaalslag te maken van recordmanagement naar recordbeheer;
  • bewaak je de kwaliteit van de dienstverlening;
  • ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit en inzet van het team; de collega’s;
  • lever je een stimulerende bijdrage aan de ontwikkeling van medewerkers en spreek je medewerkers aan op gemaakte afspraken en resultaten;
  • voel je je (mede)verantwoordelijk voor de ontwikkeling van DML in brede zin, zowel qua dienstverlening als personeelsontwikkeling.
  • bezit je eigenschappen zoals: overtuigingskracht, initiatief, daadkracht en flexibel meebewegen met wisselende behoeften en prioriteiten;
  • heb je een vernieuwende visie en je neemt makkelijk mensen daarin mee.

Wij vragen

  • Je hebt een opleiding afgerond op ten minste HBO-niveau in bijvoorbeeld Informatiemanagement. Daarnaast heb je vakinhoudelijke opleidingen gevolgd zoals SOD-I.
  • Je bent een stimulerend en coachend leidinggevende en hebt ook trainingen gevolgd om je als leidinggevende verder te ontwikkelen.
  • Je hebt enkele jaren ervaring op het gebied van zowel analoog als digitaal recordbeheer/archiveren, evenals ervaring met verbetertrajecten.
  • Je bent van nature een teamspeler, die in staat is om zelfstandig te werken.
  • Je bent op de hoogte van recente ontwikkelingen in het vakgebied m.b.t. onderwerpen als digitalisering, informatiebeleid en procesoptimalisatie en je kunt deze vertalen naar je afdeling.

Wij bieden

Een uitdagende functie met, afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal  € 2861,-- tot maximaal € 4084,- bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 9). Het betreft in eerste instantie een aanstelling voor 1 jaar, met de intentie een vaste aanstelling aan te gaan. Bovendien is een dienstverband van 0,8 fte bespreekbaar.
Daarnaast bieden wij:

  • 8% vakantietoeslag;
  • een structurele eindejaarsuitkering van 3%;
  • uitstekende opleidingsmogelijkheden en secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • flexibele werktijden en vakanties kunnen eventueel in overleg worden vastgesteld zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
  • uitstekende pensioenregeling via ABP;
  • 171 vakantie-uren, de mogelijkheid om bij te kopen en goede aanvullende verlofregelingen;
  • de mogelijkheid om maximaal 40 uur per week te werken en zo maximaal 204 compensatie uren per jaar op te bouwen;
  • een keuzemodel om een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen te stellen, zoals een fietsplan;
  • een levendige werkplek waar je gemakkelijk contacten legt en waar veel activiteiten plaatsvinden op de Wageningen Campus. En waar zowel het onderwijs, het onderzoek als het bedrijfsleven is vertegenwoordigd;
  • gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten tegen een geringe vergoeding.
Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving.
Wij bieden een veelzijdige baan in een internationale omgeving met gevarieerde werkzaamheden in een plezierige en open werksfeer.

Meer informatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Loura Bos, Hoofd Operational Services, telefoon: 0317- 484104 of per e-mail: loura.bos@wur.nl
Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met  Milly Rieff, HR Adviseur, telefoon: 0317-480051 of per e-mail: milly.rieff@wur.nl

Solliciteren op deze vacature kan uitsluitend online tot maandag 9 maart 2020 via de sollicitatiekoppeling op deze site.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
 

Wij zijn

'To explore the potential of nature to improve the quality of life'. Dat is de missie van Wageningen University & Research. Zo'n 6.500 medewerkers en 12.000 studenten uit meer dan 100 landen werken overal ter wereld op het terrein van gezonde voeding en leefomgeving. Wageningen University & Research is een organisatie met internationale impact en maakt grote stappen in haar informatievoorziening. In 2018 vierden wij ons 100-jarig bestaan en we zijn al volop bezig met de volgende honderd jaar met voor IT belangrijke thema's zoals data driven science en digitalisering en flexibilisering van het (online) onderwijs.

De afdeling Documentmanagement & Logistiek (DML) valt onder het Facilitair Bedrijf (FB), een onderdeel van Wageningen University & Research (WUR). Het FB ontwikkelt en beheert de fysieke- en digitale werkomgeving van WUR en ondersteunt medewerkers en studenten in het gebruik daarvan.
 

Solliciteer nu