Office Manager

Jouw baan

Als office manager binnen de leerstoelgroep Plant Production Systems ben jij verantwoordelijk voor projectondersteuning en de organisatie van de secretariaatswerkzaamheden. Met jouw communicatieve vaardigheden en gevoel voor verbinding vervul jij een spilfunctie binnen deze internationaal georiënteerde leerstoelgroep.

Jij bent in deze rol verantwoordelijk voor het functioneren van het secretariaat van de leerstoelgroep. In overleg met de hoogleraar stem je voor het secretariaat het takenpakket af en zorg je voor een duidelijke structuur en organisatie van alle werkzaamheden. Je verricht financiële, beheersmatige en organisatorische werkzaamheden, naast een aantal  reguliere secretariaatswerkzaamheden. Tevens ben je de verbindende factor tussen de omgeving en de leerstoelgroep en ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor medewerkers. 

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Managen van het secretariaat en verantwoordelijkheid voor aansturing van één secretaresse.
• Eerste contactpunt voor de operationele zaken tussen leerstoelgroep en diverse hulp- en stafafdelingen zoals juridische zaken, de financiële afdeling, Human Resources (HR) en het Welcome Center voor buitenlandse studenten en medewerkers.
• Zorgdragen voor een juiste financiële administratie; en ondersteuning van projectleiders in het opmaken van projectbegrotingen en financiële rapportages.
• Overkoepelend overzicht hebben van HR zaken
• Organisatie van verblijfsvergunningen voor en algemene ondersteuning van internationale studenten en medewerkers.
• Plannen en organiseren van diverse interne en externe evenementen binnen de leerstoelgroep zoals vergaderingen, cursussen, rondleidingen, afstudeerpraatjes, colloquia, recepties, symposia, excursies en congressen; en/of ondersteuning hierbij.
• Als back-up fungeren voor alle voorkomende reguliere secretariële werkzaamheden, welke door de secretaresse worden uitgevoerd.

Jouw kwaliteiten

Je bent een zelfstandige, servicegerichte en proactieve office manager. Ook heb je een flexibele instelling en een sterk ontwikkeld organisatorisch vermogen waarbij je weet om de juiste prioriteiten te stellen op hectische momenten. Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden om op een prettige wijze te communiceren met diverse doelgroepen, variërend van (internationale) collega’s, tot opdrachtgevers en studenten. Je kunt omgaan met druk, een veelvoud aan projecten en vertrouwelijkheid en hebt het vermogen om relaties op te bouwen binnen en buiten de organisatie op basis van vertrouwen en respect. Je bent van nature op een gezonde manier nieuwsgierig en gaat op zoek naar de redenen achter een vraag of opdracht.

Ook beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau en hebt enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitgebreide kennis van de MS Office programma's Outlook, Word, Excel, Teams en PowerPoint.
• Behendigheid en affiniteit met online communicatiemiddelen en WUR gerelateerde automatiseringspakketten zoals SharePoint, ProQme of Pure heeft een pré.

In onze internationale werkomgeving wordt steeds meer in het Engels gecommuniceerd. Voor deze functie gaat het om�taalniveau�C1. Heb je dit niveau nog niet, dan helpen wij je vanzelfsprekend en kun je terecht bij ons taalcentrum�Wageningen in’to Language 

Wij bieden jou

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research.�Een aantal highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld: 

• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof; 
• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is; 
• de mogelijkheid om door meer te werken, maximaal 40 uur per week, extra vakantie / compensatie uren op te bouwen; 
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten; 
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%; 
• uitstekende pensioenregeling via het ABP. 

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal € 2.471 tot maximaal € 3.336 bij een volledige werkweek van 38 uur conform CAO Nederlandse Universiteiten (schaal 7). We zijn op zoek naar een voltijdse invulling van deze functie, maar 0,8 fte is bespreekbaar. Dit betreft een functie voor langere tijd. In eerste instantie bieden wij een jaar contract. Wij hebben de intentie om bij goed functioneren de arbeidsovereenkomst om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd. 

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer. 

Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 18e achtereenvolgende keer is gekozen tot de "beste universiteit” van Nederland. 

Wil je meer informatie?

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Katrien Descheemaeker, Leerstoelhouder, per e-mail: katrien.descheemaeker@wur.nl. 

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met
Dax Teunissen via dax.teunissen@wur.nl

Wil je solliciteren? 
Dat kan direct via de sollicitatie button bij de vacature op onze website zodat wij persoonlijke gegevens kunnen verwerken met jouw toestemming.  
Deze vacature staat open tot en met 31 maart 2023. 

Gelijke kansen  
Wageningen University & Research (WUR) heeft een groot aantal mensen in dienst met zeer verschillende achtergronden en kwaliteiten, die elkaar inspireren en motiveren. Wij willen dat elk talent zich bij ons thuis voelt en dezelfde carrièrekansen aangeboden krijgt. Wij verwelkomen daarom speciaal sollicitaties van mensen die ondervertegenwoordigd zijn binnen WUR. Voor meer informatie hierover ga naar onze inclusiviteits pagina. 
Een mooi voorbeeld hoe WUR omgaat met inclusiviteit is te lezen op de pagina werken bij WUR met een functiebeperking.   

Wij zijn

Wageningen University & Research 
De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.200 medewerkers (6.400 fte) en 13.200 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak. 
 
Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR 

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.