Subprivacyverklaring Wageningen in’to Languages

TOEPASSINGSBEREIK

Deze subprivacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Wageningen in’to Languages. Wageningen in’to Languages is onderdeel van de Wageningen University & Research. Deze subprivacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met het privacybeleid en privacy statement van Wageningen University & Research. Wageningen in’to Languages respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. In deze verklaring informeren wij u over de wijze waarop Wageningen in’to Languages met uw persoonsgegevens omgaat, voor welke doeleinden en op welke grondslagen dat gebeurt, hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten u heeft als uw persoonsgegevens worden verwerkt en waar u met vragen of verzoeken over uw privacy terecht kunt.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd.

Verwerking van persoonsgegevens door Wageningen in’to Languages
Wageningen in’to Languages verwerkt de volgende persoonsgegevens van u:

a.   Naam;

b.   Adres;

c.    Postcode en woonplaats;

d.   Geslacht;

e.   Telefoonnummer;

f.    Geboortedatum;

g.   Geboorteland;

h.   Gebruikersnaam (wur-code/loginnaam, Pviewsleutel);

i.     E-mailadres;

j.     Geluidsopnamen van spreektoetsen;

k.     Resultaten toetsen en examens.

Doelen van verwerking
Wageningen in’to Languages verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

NB: Wageningen in’to Languages verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. 
Wageningen in’to Languages kan uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden en u informatie sturen over ons aanbod, maar alleen als u daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven. Mocht u eerder gegeven toestemming willen intrekken dan kan dit te allen tijde via ons Service Centre: into@wur.nl

Grondslag voor de verwerking
Wageningen in’to Languages verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van de navolgende grondslagen:

a)   u hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens;

b)   de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen;

c)   de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.         

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens geschiedt alleen indien aan de daarvoor specifiek in de wet genoemde voorwaarden is voldaan, of indien er sprake is van een van de in de geldende wet- en regelgeving genoemde uitzonderingsgronden.

Verplichte of vrijwillige verstrekking
Als wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen we duidelijk maken of de verstrekking van de gevraagde gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig is voor de beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden
Het kan voorkomen dat Wageningen in’to Languages uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden buiten de WUR, maar alleen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die met u gesloten is wanneer u zich bij Wageningen in’to Languages inschrijft voor een training of examen. Wageningen in’to Languages verstrekt uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken aan de navolgende derde partijen: 

- Radboud in’to Languages, Radboud Universiteit
Binnen de samenwerkingsovereenkomst tussen Wageningen in’to Languages en Radboud in’to Languages worden voor de correctie van RATEr-examens  correctoren van Radboud in’to Languages ingezet.

- Debiteurenadministratie Radboud Universiteit:
Binnen de samenwerkingsovereenkomst tussen Wageningen in’to Languages en Radboud in’to Languages worden betaal- en adresgegevens van cursisten ter afhandeling van de betaling doorgegeven aan de debiteurenadministratie van Radboud Universiteit.

Als Wageningen in’to Languages uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van Wageningen in’to Languages verwerkt, dan maken wij met die derde afspraken die voldoen aan de eisen van de geldende privacy wet- en regelgeving.

Wageningen in’to Languages verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming heeft verleend.

Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Uitwisseling intern binnen WUR
Verder kan Wageningen in’to Languages uw resultaten van (plaatsings)toetsen delen met uw leidinggevende binnen WUR c.q. met het Student Service Centre van de WUR.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
Wageningen in’to Languages maakt geen gebruik van profiling in combinatie met geautomatiseerde besluitvorming.  

Bewaartermijn
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is met dien verstande dat wij alle gegevens omtrent toetsing minimaal 5 jaar moeten bewaren en financiële gegevens 7 jaar.

Als er voor de betreffende persoonsgegevens wettelijke bewaartermijnen gelden, dan houden we die aan. Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteen lopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd. Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.

Beveiliging van persoonsgegevens
Wageningen in’to Languages neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die in dat kader zoveel mogelijk worden toegepast zijn o.a. versleuteling en pseudonimisering van persoonsgegevens, versleutelde communicatie en behandeling van de persoonsgegevens als zijnde vertrouwelijk.

UW RECHTEN

Wageningen in’to Languages respecteert de rechten die u op grond van de geldende wet- en regelgeving heeft.
Hieronder informeren wij u over deze rechten en de wijze waarop u er een beroep op kunt doen. Meer informatie over uw rechten kunt u ook vinden in het WUR privacystatement.

Inzagerecht;
U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens Wageningen in’to Languages van u verwerkt.

Correctie- en verwijderingsrecht;
U heeft onder omstandigheden het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar;
Als wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, hebt u het recht daar bezwaar tegen te maken.

Als u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van Wageningen in’to Languages en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen hier dan niet langer voor worden gebruikt.

Als u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij nagaan of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Als het door u gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat wij hebben bij de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij stoppen met de verwerking van deze gegevens. Als wij menen een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang te hebben bij het voortzetten van de verwerking van de persoonsgegeven, zullen we dat toelichten.

Recht op beperking;
U heeft onder omstandigheden ook recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt in dat Wageningen in’to Languages de verwerking van uw gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, als de gegevens verwijderd zouden moeten worden omdat de verwerking onrechtmatig is maar u in plaats van verwijdering vraagt om verwerking van de gegevens te beperken, indien Wageningen in’to Languages de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak of in afwachting van de beoordeling van een bezwaar. 

Recht op gegevensoverdraagbaarheid;
Als wij persoonsgegevens van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst, hebt u ten aanzien van die gegevens het recht om deze door u digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.  

Intrekken van toestemming;
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u veelal het recht om uw toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig. 

Uitoefening van de hiervoor genoemde rechten
Voor zover u van uw rechten gebruik wilt maken zijn een aantal formulieren beschikbaar via de WUR-website aan de hand waarvan u als betrokkene bij de WUR uw verzoek ten aanzien van uw eigen persoonsgegevens kunt indienen:
https://www.wur.nl/nl/Over-Wageningen/Integriteit-en-privacy.htm.
Wageningen University & Research brengt u voor het uitoefenen van uw hiervoor genoemde rechten, behoudens misbruik, geen kosten in rekening.

Termijnen
Wij zullen in beginsel binnen een maand reageren op uw verzoek. Mocht de beantwoording van uw vraag of verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot maximaal drie maanden. 

Identificatie
Wij zullen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u er op dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek individueel beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor eventuele commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

TOEZICHT

Functionaris gegevensbescherming
Wageningen University & Research heeft een functionaris gegevensbescherming (FG).

De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen (onderdelen van) WUR en adviseert over privacywetgeving. De FG is onafhankelijk. De FG rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. De FG is de contactpersoon voor vragen die over privacy gaan en is bereikbaar via privacy@wur.nl. 

Nationale toezichthouder
Op grond van de privacy wet- en regelgeving kunt u klachten ook indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).