Beleid online vergadertools

WUR privacy & informatiebeveiligingsbeleid

Wageningen University & Research neemt haar verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming zeer serieus. Bij gebruik van online vergadertools voor of met WUR, verklaart u op de hoogte te zijn van en akkoord te gaan met het WUR Informatiebeveiligingsbeleid en Privacybeleid.

Onderzoeks- en onderwijsrichtlijnen voor online vergadertools

Bij het gebruik van online vergadertools voor onderwijs- of onderzoeksdoeleinden, dienen gebruikers zich ook op de hoogte te stellen van de geldende onderzoeks- en onderwijsrichtlijnen.

Opnames in online vergadertools

De volgende regels zijn van toepassing op het opnemen van vergaderingen:

• Opnames mogen alleen worden gemaakt voor verslagleggingsdoeleinden of voor het terugkijken van colleges, trainingen, workshops en evenementen.
• Het opnemen van een vergadering moet altijd voor aanvang van de vergadering worden besproken, bij voorkeur bij de uitnodiging. Voorafgaand aan het starten van de opname moeten alle deelnemers worden geïnformeerd over de opname en voor welk doel.
• Toegang tot de opnames moet zijn beperkt tot diegenen die dat nodig hebben voor overeengekomen doeleinden. Dit wordt gecontroleerd door de organisator van de vergadering.

Er zijn specifieke situaties waarin WUR het niet acceptabel vindt om opnames te maken. Opnames mogen niet worden gemaakt voor formele vergaderingen, zoals functionerings- en ontwikkelingsgesprekken, klachtengesprekken en disciplinaire vergaderingen. Ook gesprekken waarin bijzondere persoonsgegevens (bijv. gezondheidsgegevens of politieke voorkeur) worden besproken mogen niet worden opgenomen.