Management Office Assistant

Vind jij het leuk om collega’s te ondersteunen bij allerlei praktische zaken en ervoor te zorgen dat zij ‘ontzorgd’ worden in hun taken? Ben je zelfstandig, dienstverlenend en ga je graag met mensen om? Hou je van zaken regelen en organiseren en kun je snel schakelen? Dan zijn wij op zoek naar jou, als onze nieuwe management office assistant.

Als enthousiaste en zelfstandige allround management office assistant bied je secretariële ondersteuning aan 2 stafafdelingen van de Social Sciences Group van Wageningen University & Research. Het gaat om de afdelingen: Liaison Office (LO) dat onder meer juridische ondersteuning biedt en Finance & Control (F&C).

Wat ga je doen?
Als allround management office assistant:

• Maak je afspraken (in- en extern) voor de stafafdelingen en houdt agenda’s bij in Outlook;
• Je biedt ondersteuning bij documentenbeheer en bij invoer van gegevens in de HR- en financiële systemen;
• Je doet ondersteunende werkzaamheden bij acquisitietrajecten voor onderzoek. In overleg met contractmanagers en subsidieadviseurs betreft dit onder meer:
  • invoeren nieuwe acquisitie in het acquisitie-registratie-systeem;
  • regelen van de ondertekening van contracten;
  • administratieve verwerking en archivering van juridische dossiers;
  • verzorgen van de correspondentie met de diverse interne opdrachtgevers.
• Je plant en notuleert vergaderingen, reserveert zalen, regelt catering en evt. andere faciliteiten;
• Je regelt bestellingen en ordernummers voor facturen;
• Je regelt ook de praktische zaken rond sollicitatieprocedures en ondersteunt nieuwe stafmedewerkers bij praktische zaken;
• Je biedt ondersteuning bij interne communicatie, onder meer via onze interne informatiekanalen.

Over SSG

De Social Sciences Group is een van de vijf kenniseenheden van Wageningen University & Research. SSG bestaat uit het onderzoeksinstituut WSER en het departement Maatschappijwetenschappen (21 leerstoelgroepen). De eenheden worden ondersteund door een viertal stafafdelingen (met ca. 90 medewerkers): Liaison Office (LO), Finance & Control (F&C), Marketing & Communicatie (M&C) en Human Resources (HR).

Je bent een allround management office assistant die heel goed zaken kan regelen en graag collega’s helpt en ontzorgt. Je bent zelfstandig, efficiënt, praktisch ingesteld en gericht op kwaliteit. Door je collegiale en open houding draag je bij aan een goede werksfeer.

Om de juiste aanvulling te zijn voor het team, beschik je over:

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring in een secretariële functie;
• Goede kennis van MS Office en van Microsoft Teams is een vereiste;
• Kwaliteiten om je werk goed te organiseren en prioriteiten te stellen;
• Verbanden kunnen leggen en flexibel en oplossingsgericht kunnen handelen;
• Verantwoordelijkheidsgevoel, professionele werkhouding, integriteit;
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

In onze internationale werkomgeving wordt steeds meer in het Engels gecommuniceerd. Voor deze functie gaat het om taalniveau B1. Heb je dit niveau nog niet, dan helpen wij je vanzelfsprekend en kun je terecht bij ons taalcentrum Wageningen in’to Language

Je ziet dat er voldoende uitdagingen voor jou liggen. Deze uitdagingen kunnen ook als ontwikkelmogelijkheden gezien worden. Mocht jij dus nog niet het track-record hebben dat in de vacature wordt gevraagd, dan willen we jou ook graag uitnodigen om te solliciteren. In dit geval werken we met een aanloopschaal (schaal 5).

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research. Highlights uit onze CAO zijn: 

• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.  

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal € 2.824,- tot maximaal € 3.567- bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Stichting Wageningen Research (schaal 6). Het betreft een functie voor 32 -34 uur. In eerste instantie bieden we je een jaarcontract aan dat – als dat mogelijk is binnen de (bedrijfseconomische) organisatieomstandigheden - bij goed functioneren verlengd kan worden.

We stimuleren ontwikkeling en mobiliteit binnen onze organisatie. In ons werving- en selectiebeleid lees je welke voorwaarden specifiek voor jou gelden als (oud) medewerker. Heb je hierover vragen, dan helpen we je graag.

Je werkt op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, in een internationale en open werksfeer. 

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met met Laura de Graaf, Hoofd Liaison Office SSG: 0317-480982, laura.degraaf@wur.nl.

Vragen over de procedure? Neem contact op met Jeanine van 't Veer-Drost, Corporate Recruiter SSG: recruitment.ssg@wur.nl

Solliciteren?
Klik op de sollicitatiebutton bij de vacature op onze website. Alleen sollicitaties via onze website worden in behandeling genomen.

Reageren kan tot en met 8 juli 2026. Bij voorkeur solliciteren interne kandidaten vóór  21 juni 2026.

Sollicitaties worden regelmatig bekeken. Het kan dus zijn dat de vacature eerder is ingevuld dan de genoemde sluitingsdatum.

Welkom, veilig en gewaardeerd
Wageningen University & Research (WUR) hecht grote waarde aan diversiteit en inclusie. Dit omdat we geloven dat verschillende inzichten leiden tot innovatieve oplossingen. We creëren daarom een werkomgeving waar iedereen zich welkom, veilig en gewaardeerd voelt, ongeacht achtergrond, identiteit of ervaring. Samen bouwen we aan een cultuur waarin ieders unieke bijdrage bijdraagt aan het succes van onze organisatie.

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel. 

​