Sollicitatieprocedure en gebruik persoonsgegevens

Als organisatie willen we niet alleen een aantrekkelijke, maar ook een betrouwbare en transparante werkgever zijn. Daarbij hoort ook dat we zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens en uitleggen hoe we dat doen. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij jouw gegevens verwerken tijdens het sollicitatieproces, waarom we dat doen en welke rechten jij hebt. 

Wageningen University & Research (WUR) is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en correcte verwerking van jouw persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast volgt WUR de NVP Sollicitatiecode en het eigen werving- en selectiebeleid.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten en potentiële kandidaten die deelnemen aan het wervings- en selectieproces van WUR.

Wanneer je solliciteert op een vacature of een account aanmaakt in ons kandidatenportaal, verwerkt WUR jouw gegevens om het sollicitatieproces goed te laten verlopen.  

Wij gebruiken – na jouw akkoord – jouw gegevens voor:

• Werving en selectie: om jouw geschiktheid voor een functie te beoordelen en contact te onderhouden over de procedure.
• Vacaturemeldingen: als je je aanmeldt voor een vacaturealert, ontvang je berichten over nieuwe, passende functies.
• Toekomstige sollicitaties: alleen als je daarvoor toestemming geeft, bewaren wij jouw gegevens tot één jaar na afronding van de sollicitatieprocedure.
• Communicatie: om vragen, verzoeken of klachten zorgvuldig te kunnen afhandelen. 

Bij een sollicitatie verwerken wij onder meer de volgende gegevens:

• Je voor- en achternaam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer).
• Je curriculum vitae en motivatiebrief.
• Informatie over hoe lang wij jouw gegevens mogen bewaren (vier weken of twaalf maanden).
• Overige gegevens die je zelf verstrekt. 

Wanneer je een account aanmaakt in ons kandidatenportaal, vragen wij ook om een wachtwoord om jouw persoonlijke pagina te beveiligen. 

Voor sommige functies is een screening of assessment onderdeel van de aanstellingsprocedure. Een screening kan onder andere bestaan uit:

• een referentiecheck;
• een diplomacheck;
• het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). 

Binnen WUR worden jouw gegevens alleen gedeeld met personen die betrokken zijn bij het wervingsproces, zoals:

• leden van de selectiecommissie;
• leidinggevenden en medewerkers van HR.

WUR gaat zorgvuldig om met jouw gegevens en verwerkt deze uitsluitend volgens de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

WUR bewaart jouw gegevens vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij jij toestemming hebt gegeven om deze tot één jaar te bewaren voor toekomstige vacatures. Je kunt je gegevens op elk moment inzien, aanpassen of verwijderen via jouw persoonlijke pagina in het kandidatenportaal.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Alleen medewerkers die betrokken zijn bij het selectieproces hebben toegang tot de systemen waarin jouw gegevens worden verwerkt. Zij zijn verplicht tot vertrouwelijkheid.

Je hebt diverse privacyrechten:

• Recht op inzage: je kunt bekijken welke persoonsgegevens WUR van jou verwerkt.
• Recht op rectificatie: je kunt jouw gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op gegevenswissing: je kunt verzoeken om verwijdering van jouw gegevens, bijvoorbeeld als je toestemming intrekt.
• Recht op beperking van verwerking: je kunt vragen om tijdelijke beperking van de verwerking.
• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op duidelijke informatie: WUR informeert jou op transparante wijze over het gebruik van jouw gegevens.
• Recht om toestemming in te trekken: je kunt toestemming altijd intrekken, zonder dat dit invloed heeft op eerdere verwerkingen.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een verzoek naar hr.contactcentre@wur.nl. WUR reageert binnen één maand op jouw verzoek. 

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan gerust contact op met de recruiter of vacaturehouder die genoemd staat in de vacaturetekst.

Heb je tijdens je sollicitatie vragen over hoe WUR met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op met het privacyteam via privacy@wur.nl.

Ben je het niet eens met de manier waarop WUR jouw gegevens verwerkt, of wil je hierover een zorg delen? Dan kun je terecht bij onze Functionaris Gegevensbescherming via dpo@wur.nl, of een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.