Persbericht

Minder monologen in de vergadering bij stijgend vertrouwen

Gepubliceerd op
6 november 2013

Een succesvolle samenwerking met creatieve besluiten. Met dat resultaat zouden vergaderingen met meerdere partijen aan tafel moeten eindigen. Dat kan wanneer de deelnemers veel vertrouwen in elkaar hebben. Maar hoe herken je een groeiend vertrouwen en hoe kan de voorzitter dat stimuleren? Niet met het toestaan van lange monologen. Lise van Oortmerssen analyseerde vergaderingen en ontdekte indicatoren voor vertrouwen. Op 8 november hoopt ze aan Wageningen University te promoveren.

Hoe vaak en hoe lang gesprekspartners tijdens vergaderingen aan het woord zijn, geeft informatie over de relaties tussen hen. Op de langere termijn is er zelfs uit af te leiden of de besprekingen effectief zijn, concludeert Lise van Oortmerssen in haar proefschrift Working both ways.

Lise van Oortmerssen maakte meer dan een jaar lang audio-opnames van vergaderingen van twee besturen. Daarnaast bracht ze de voortgang van de samenwerkingen en de relaties binnen de besturen in kaart. Voor het ene bestuur analyseerde ze het audiomateriaal in stukjes van één minuut. Uit de onderzoeksgegevens leidt zij af dat een toename van vertrouwen tussen samenwerkingspartners is af te lezen uit de conversaties tijdens vergaderingen. Bij een groeiend vertrouwen zijn de verschillende partners vaker en korter aan het woord. Zij mat bij een groeiend onderling vertrouwen een toename van het gemiddeld aantal spreekbeurtwisselingen per minuut met 27%. Ook nam het aantal verschillende sprekers per minuut toe en daalde het aantal monologen langer dan een minuut met bijna de helft. Zo ging in de eerste helft van de geobserveerde periode gemiddeld 3,3 keer per minuut het woord over op een volgende spreker, terwijl dat gedurende de tweede helft – waarin het onderling vertrouwen groter was – gemiddeld 4,2 keer per minuut gebeurde.

Binnen het tweede bestuur was het vertrouwen over het algemeen groot. In de vergaderingen van dit bestuur raakte het gesprek op sommige momenten zichtbaar in een stroomversnelling, een “flow”, waarbij gesprekspartners voortborduurden op elkaars bijdragen en waarbij vaak creatieve wendingen of oplossingen bereikt werden.

Voorzitter

Uit het onderzoek blijkt verder dat vertrouwen en conversatiepatronen elkaar wederzijds beïnvloeden. Daarom lijkt vertrouwen te bevorderen via conversatiepatronen. De voorzitter van een vergadering kan hierin een sturende rol hebben en spreekbeurten zo reguleren dat er ruimte voor een succesvolle samenwerking ontstaat. De voorzitter kan de interactie stimuleren door het stellen van vragen, het ontmoedigen of onderbreken van lange monologen, en het uitnodigen tot discussiebijdragen op een manier die een vlotte afwisseling van sprekers oproept. In het bijzondere geval dat een conversatie in een “flow” lijkt te raken, zou een voorzitter de conversatie zich juist spontaan moeten laten ontwikkelen. “Zelfs wanneer dit ogenschijnlijke chaos met zich meebrengt”, adviseert Lise van Oortmerssen.